Assistant Finance

Requisition ID: req51426

Job Title: Assistant Finance

Sector: Operations

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Bujumbura, Burundi

Work Arrangement:

Job Description

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression.

L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

L’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance, de la Protection et État de Droits (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF).  IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l'aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire.

Sous la supervision directe du Senior Finance Officer, le(la) assistant(e) des Finances sera le point focal de la gestion des transactions bancaire, il/elle sera le pont entre les bureaux terrain et le bureau de coordination à Bujumbura.

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Gestion des transaction bancaires :

• S’assurer que tous les paiements bancaires émis à Bujumbura sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis pour chaque compte en banque ;
• Vérifier les factures avant saisie dans le logiciel;
• S’assurer que les demandes paiement (PMNT) sont signés et conformes aux procédures et politiques IRC ;
• Etablir les chèques en tenant compte des spécificités de chaque compte bancaire ;
• Enregistrer quotidiennement les transactions bancaires dans le journal bancaire adéquat ;
• Assurer le dépôt des paiements des taxes dues aux impôts ;
• Traiter l’ensemble des demandes d’approvisionnement (bases + caisses Bujumbura) ;
• Mettre à jour les transactions dans le BvA en ligne après l’exécution des paiements bancaires ; 
• S’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement enregistrées, imputées et classées. Chaque document doit être tamponné : Reçu ou Payé par IRC ;
• Tenir à jour le classement des informations bancaires ;
• Effectuer un rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte bancaire ;
• Suivre la situation des chèques en rapprochement depuis plus de 2 mois, procéder à la relance des fournisseurs avec l’appui du service Supply Chain ;
• Tenir à jour une liste de tous les signataires bancaires pour tous les comptes bancaires IRC au Burundi en veillant à ce que les nouveaux signataires soient ajoutés en temps opportun et demander les suppressions de signataires au besoin.
• Créer les paiements sur le logiciel INTEGRA;
• Enregistrer toutes les factures sur INTEGRA.

Classement :

• Avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés, payés et portant les références de paiement correspondant ;
• Etablir et maintenir un système de classement bien organisé ;
• Apporter un appui actif lors des audits pour faciliter l’accès aux pièces comptables. 

Autres tâches :

• Assurer au sein du département Finance le dispatching des PMNT selon la matrix d’autorisation des signataires ;
• Préparer les demandes de paiement pour le département sur demande du superviseur ;
• Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain .

Devoirs communs :

• Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
• Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
• Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
• S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.

Qualifications

• Avoir au minimum le niveau A2 ou une formation professionnelle dans les domaines concernés,
• Expérience d’au moins d’une année dans une fonction similaire avec une connaissance des ERP serait un atout.
• Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
• Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps de rigueur et de précision ;
• Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
• Excellente maitrise de Excel ;
• Discrétion ;
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
• Travail en équipe et facilitation des solutions ;
• Capacité de communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Tout dossier doit comprendre les éléments suivants : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. •Copies certifiées des diplômes, copies des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail). Les dossiers incomplets ne seront pas dépouillés.

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 28 Avril 2024 à 17h00 heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.