Assistant (e) des Finances, administration et ressources humaines

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom- Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Il intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.

Avec plus d’un million de personnes déplacées à l'intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

A propos du poste

L’objectif du poste d’assistant (e) d’administration – Finance et Ressources humaines accomplira des taches variées en faisant preuve d’une transparence et intégrité dans l’accomplissement de ses fonctions dans le strict respect des procédures DRC.

Elle/il prépare et effectue les paiements des fournisseurs de services et de biens et enregistre toutes les transactions ;

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes de la comptabilité Finance, Ressources Humaines et administration de la capitale en assurant la comptabilité et le suivi budgétaire, le suivi des congés et le suivi des performances des personnelles.

Responsabilités : (points les plus importants)

Comptabilité et Finance

• Recevoir les factures des fournisseurs, vérifier leur exactitude et toute la documentation de support avant leur paiement
• Préparer les paiements des fournisseurs   tout en se rassurants du strict respect des procédures de DRC
• Faire la vérification des dossiers d’achat et s’assurer de leurs exactitudes conformément aux procédures DRC avant tout paiement
• Enregistrer les transactions dans Dynamics
• Maintenir à jour le classement des tous les documents comptables et financier du bureau de Gorom Gorom et selon les standards généralement reconnus
• Participer activités aux clôtures hebdomadaire et mensuelles des comptes de DRC Gorom Gorom
• Scanner les vouchers ainsi que toutes les pièces comptables
• Préparer les rapprochements des comptes du bilan inclus les réconciliations bancaires   et petites caisses de la base
• Compiler les cash projection mensuelle et les demandes des fonds 
• Assurer la gestion de la petite caisse

Tenu du livre de caisse

• Faire des approvisionnements et la gestion de la petite caisse
• Contrôler en permanence l’équation solde physique – solde théoriques
• Faire signer les bulletins de paie des staffs
• Enregistrer journalièrement les opérations dans le cash book en collaboration avec le chargé Administration Finance
• Faire un état des avances et les taxes non fermer dans le mois et envoyer au line manager
• Effectuer les rapprochements bancaires
• Faire un état mensuel des taxes BIC et IRF à envoyer à la coordination

Transfert des information et documentation

• Faire le classement des pièces comptables selon l’ordre de saisie dans la cash book
• Coller les petites factures sur les feuilles A4 afin de faciliter leur scannage au niveau de la coordination
• Réception, envoie, distribution et classement des courriers de la base
• Archiver le cash count, cash book, unclears cheques, reconciliation cash et banks signer.

Administration et Ressources Humaines

• Être le point focal pour toutes les demandes venant de la Guest house et procéder à leur règlement,
• Informer le Chargé Administration finance- RH de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion des tâches administratives
•  Procéder à l’approvisionnement en produits de ménage et papeterie pour tout le bureau collaboration avec la logistique dans le délai.
• Se rassurer que le classement de tous les dossiers administration du bureau de Gorom -Gorom 
• Faire le suivi des contrats de bail, contrat de services et les paiements
• Gérer l’octrois des crédits de téléphones aux staffs
• Faire le suivi des documents officiels du fonctionnement de DRC et leurs renouvellements en collaboration avec le line manager
• S’assurer que les nouveaux staffs et visiteurs à leur arriver ont des téléphones portables, cartes SIM, cartes de services en relation avec le line manager du staff
• S’assurer que la situation de chaque agent est en règles.

A propos de vous

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• BAC+3 en Finance/Comptabilité- ressources humaines
• Expérience de 1 ans au moins à un poste d’Administrateur et de finance notamment en mission humanitaire
• Connaissance d’un système ERP serait un atout
• Capable de communiquer de manière et positive avec les personnelles et les partenaires

Capacite de respecter les délais avec une forte attention sur les cohérences, les détails et la qualité Très grande capacité de coordination et de communication

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

• Licence en Finance/Comptabilité
• Formation en rapport avec la sécurité humanitaire ;
• Formation de premier secours

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Français
• Fulfuldé et mooré (atout)

Conditions contractuelles

- Contrat de droit national

- Durée : 12 mois

- Classification DRC : Non management I Step0

- Salaire de base : 355 000 FCFA

- Avantages : 13ème mois ; Assurance santé…

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles de la DRC à savoir :

Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

Leadership : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé-e, vous pouvez postuler en ligne en allant sur ce site : https://job.drc.ngo/jobs/

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum), ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en français

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi personnels nationaux du Conseil Danois pour les Réfugiés ; Veuillez-vous référer à

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 21 avril 2024 à 23 :59 GMT. Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.