Chargé RH- Administration

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux. 

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence. 

Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité au Liptako Gourma dans le but de réduire la violence armée dans la région de Tillabéri. Depuis 2015, DRC met en œuvre à Diffa un programme de mécanisme de réponse rapide (MRR), avec une assistance en abris, biens non-alimentaires et la protection ; d’appui à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres ; et d’appui en recouvrement économique. Depuis 2018, DRC a étendu son programme MRR à la région de Tillabéri et y implémente un programme d’accès humanitaire et de protection. En 2019, DRC a commencé à travailler aussi dans la région de Maradi, avec des assistances de protection pour les réfugiés et déplacés.

Actuellement, l’équipe Ressources Humaines -Administration de DRC au Niger compte trois collaborateurs en dehors du Chargé RH-Administration :

• La Responsable RH -Administration
• Deux Assistantes RH -Administration

Objet

Basé(e) à Niamey, le/la Chargé.e Rh-Administration contribue directement à la mise en œuvre des activités RH et administration pour toutes les bases de DRC au Niger. Il/elle participe notamment à offrir un service coût/ délai et qualité qui soit adapté aux enjeux et à la temporalité des programmes. Son rôle est principalement tourné vers les bases et les sous-bases.

Il/elle est placé.e sous l’autorité et la supervision de la Responsable RH-Administration au Niger qui agit également comme sa référente technique pour le domaine des RH et de l’administration.

Par ailleurs, il/elle travaille en étroite collaboration avec les Assistantes RH-Administration pour lesquelles il/elle peut fournir une supervision quotidienne (étant entendu que celles-ci sont bien placées sous le management de la Responsable RH-Administration.

Enfin, dans le cadre de ses déplacements sur les bases et les sous-bases opérationnelles de DRC au Niger, le/la Chargé.e RH-Administration est amené.e à collaborer avec les interlocuteurs RH des bases sans pour autant exercer un lien de référence technique avec eux.

Responsabilités

Dans le détail, les responsabilités du/de la Chargé.e RH-Administration sont les suivantes :  

Objectif 1 : Planification des RH/ Pilotage RH

• Appuyer le Manager qui recrute (Hiring Manager) dans la définition de son besoin (description de fonction, classification, etc.) ;
• Appuyer la Responsable RH-Administration dans l’administration et la documentation des phases de licenciement pour motif économique ;
• Fournir mensuellement à la Responsable RH-Administration un état des recrutements, des contrats, des congés, des objectifs de travail et des entretiens de performance réalisés à jour et dans les délais impartis pour les bases ;
• Assurer mensuellement la mise à jour des organigrammes des bases et partager le résultat avec la Responsable RH-Administration pour consolidation à son niveau.

Objectif 2 : Recrutements et gestion de viviers

Pour les recrutements :

• Publier et diffuser annonces incluant la recherche proactive de candidats ;
• Assurer le premier tri des candidatures ;
• Assurer l’administration de toutes les phases de sélection et la communication avec toutes les parties prenantes ;
• Assurer les feedbacks aux candidats ayant passé des entretiens ;
• Piloter les demandes de références;
• Assurer la digitalisation de tous les documents de recrutement auditables ;

Pour la gestion des viviers

En étroite collaboration avec les Assistantes RH-Administration

• Conserver une mémoire écrite et institutionnelle des personnes quittant des postes clefs (résultat entretien P&D, autres informations)
• Pour chaque poste à pourvoir identifier les options de candidats à contacter proactivement dans le vivier ;
• Participer à la mise à jour d’un tableau de suivi de viviers ;
• Isoler les CV potentiellement intéressants pour les besoins de DRC mais ne rentrant pas dans le cadre de la recherche pour laquelle ils ont été reçus.

Objectifs 3 : Contrats et rémunération

• Etablir les offres d’embauche et les soumettre à la validation de la Responsable RH-Administration. Le cas échéant, assurer une première vérification des offres d’embauche draftées par les interlocuteurs RH des bases ;
• En lien avec les Assistantes RH-Administration et les RH des bases, assurer la collection des documents RH et administratifs des nouveaux employés ;
• Etablir tous les contrats de travail. Le cas échéant, assurer une première vérification des contrats de travail draftés par les interlocuteurs RH des bases ;
• Mettre à jour la base de données des staffs dans Dynamics et dans Homère dans les délais impartis par la Responsable RH-Administration et sans omettre d’informations ;
• Préparer mensuellement la paie pour tous les employés de DRC au Niger;
• Assurer un suivi de la mise à jour des variables de paie avec les interlocuteurs RH des bases selon le chronogramme établi et communiqué par la Responsable RH-Administration ;
• Communiquer mensuellement au Département Finances les états de paiement relatifs aux salaires, taxes et cotisations sociales dans les délais impartis
• Mettre à jour les informations relatives aux augmentations de salaire dans la base de paie sous Homère ;
• Superviser la création des dossiers du personnel et leur renseignement conformément à la « checklist » établie. Superviser également leur mise à jour régulière
• Contribuer à la documentation et à l’administration des processus disciplinaires ;
• Assurer les ajouts et les retraits des employés bénéficiaires de l’assurance privée. Faire remonter toute difficulté rencontrée dans l’exécution du contrat avec l’assurance à la Responsable RH-Administration ;
• Superviser la digitalisation de tous les documents RH contractuels et de paie auditables (Inspection du travail, audit interne, audit externe)
• Préparer les documents relatifs aux fins de contrats ;
• Préparer les soldes de tout compte en paie ;
• Contribuer à la mise à jour du Règlement Intérieur et des Termes et Conditions ainsi qu’à leur explication.

Objectif 4 : Accueil et développement

En étroite collaboration avec les interlocuteurs RH des bases et la Responsable RH-Administration :

• Etablir un plan de briefings pour tous les employés des bases ;
• Communiquer les liens vers les formations obligatoires en ligne ; Lorsque ces formations ne peuvent pas être réalisées en ligne, coordonner leur réalisation en présentiel ;
• Assurer le briefing RH sur base du contenu développé par les Responsable RH-Administration
• Faire le suivi concernant la tenue des briefings et des formations obligatoires en ligne
• Digitaliser les documents relatifs à l’induction des nouveaux employés et/ ou les archiver dans les dossiers du personnel

En étroite collaboration avec les interlocuteurs RH des bases et la Responsable RH-Administration

• Identifier les opportunités de formations en ligne ou au Niger et les cataloguer ;
• Consolider les besoins en renforcement des capacités et faire le suivi avec la Responsable RH -Administration de leur potentiel de réalisation ;
• Documenter et/ ou consolider la documentation relative à toutes les formations tenues pour les employés de DRC au Niger et la ranger dans les dossiers du personnel ;
• Fournir une première orientation aux employés de DRC au Niger qui ont des questions en lien avec le développement des compétences (formation, mentoring, coaching, ect)

Objectif 5 : Performance

En étroite collaboration avec les interlocuteurs RH des bases et la Responsable RH-Administration

• Assurer une documentation conforme sur le processus de l’évaluation des performances
• Participer à la dissémination et à la vulgarisation de la politique de gestion de la performance et de la reconnaissance de cette performance ;
• Digitaliser les documents relatifs à la gestion de la performance. Assurer leur archivage dans les dossiers du personnel.

Objectif 6 : Bien-être au travail

En étroite collaboration avec la Responsable RH-Administration

• Participer à la communication, la dissémination et l’explication des initiatives visant à améliorer le bien-être au travail des employés (exemple : enquête DRC Voices)
• Piloter la mise en oeuvre des initiatives visant le bien etre des employés au travail
• Participer à l’identification et à la mise en œuvre d’une (ou de plusieurs) option.s de soutien psychosocial (staffcare) pour les employés de DRC au Niger.

Les tâches listées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Elles peuvent évoluer à la demande de la Responsable RH-Administration ou du Chef des Services Supports, en prenant en compte la dynamique des besoins et l’environnement.

Qualifications requises

• Un diplôme de type de Master en droit ou en Ressources Humaines ;
• Une expérience professionnelle d’au moins 2 ans sur le même poste (Chargé RH-Administration) au sein d’une organisation non-gouvernementale (nationale ou internationale) ou au sein d’un bailleur de fonds (de préférence, au sein d’une organisation non-gouvernementale internationale) dont un an sur un poste équivalent ou similaire ;
• Une parfaite maîtrise (à l’écrit et à l’oral) de la langue française
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Une parfaite maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Une expérience de travail avec un Système d’Information des RH ( dit : SIRH)

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Ethique professionnelle exemplaire ;
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

Règlementation Générale

• L’employé.e doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
• L’employé.e ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire.
• L’employé.e ne doit s'engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC.
• L’employé.e ne doit pas donner d'interviews aux médias ou publier des photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
• L’employé.e doit retourner tout l'équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.

 Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 31 décembre à 23H59 heure GMT. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.