Chef Adjoint du Bureau du Programme (Deputy Head of Programme Management Office)

Niamey | Niamey

Details

Vacancy code: VA/2016/B5302/11294

Position title: Chef Adjoint du Bureau du Programme (Deputy Head of Programme Management Office)

Level: ICS-11

Department/office: AFR, CIOH, Côte d’Ivoire

Duty station: Niamey, Niger

Contract typeInternational: ICA

Contract level: IICA-3

Duration:1 an renouvelable

Application period: 18-Nov-2016 to 30-Nov-2016

United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

Informations générales sur l’UNOPS
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal FRENCH

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Background Information - Job-specific

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaire, de consolidation de la paix et développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7 000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, là où ils en ont le plus besoin. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1 000 projets, contribuant l’atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Pour le compte d’un partenaire venant en appui au Gouvernement du Niger (GdN), l’UNOPS fournira des services d’appui en gestion de programme et en gestion de projet d’infrastructure, afin de planifier et mettre en œuvre un large programme, incluant des projets d’infrastructures routières et d’irrigation. Une équipe d’experts hautement qualifiés et expérimentés sera mise à la disposition de l’Unité de Gestion du Programme (UGP), afin d’assurer des services d’assistance technique et de gestion de programme.

Le rôle principal du Chef adjoint du Bureau du Programme (Programme Management Office - PMO) est de veiller à ce que le management, les procédures, méthodes et pratiques de mise en œuvre soient en accord avec les normes de l’UGP et de l’UNOPS. Le Chef du Bureau du Programme assurera ainsi l’assurance qualité du projet au sein de l’UGP. Elle/Il veillera à ce que soit faite une sélection adéquate et cohérente des activités à mettre en œuvre, et à maintenir un équilibre entre les priorités opérationnelles et les changements, à la facilitation de la gouvernance et de la prise de décision et à la mise en place des ressources et capacités nécessaires à une mise en œuvre efficace et constante.

Functional Responsibilities

Les fonctions et services du Chef adjoint du Bureau du Programme sont les suivants:

  • Assister le Chef de projet dans l’alignement stratégique des activités du projet: s’assurer que l’UGP se focalise sur les activités participant à la stratégie et à l’atteinte des objectifs du programme, à travers un appui à la prise de décisions.
  • Plus précisément, l’adjoint aidera le chef du programme à mettre en place de façon opérationnelle le PMO. Le PMO soutiendra l'exécutif administratif du PLC et sera pleinement intégré au MCA-Niger. L'équipe de base sera renforcée par des experts à court et à moyen terme qui seront déployés pour des tâches spécifiques pendant toute la durée du projet. L'administrateur général sera responsable de l'élaboration des contrôles du projet pour le programme global du programme Compact dans le cadre de la phase d'initiation du projet. Ils assimileront et coordonneront les apports des équipes d'infrastructures d'irrigation et de routes qui élaboreront et maintiendront les contrôles techniques spécifiques au projet.
  • Appui à la gestion du programme et des projets : appuyer l’UGP dans la livraison des produits et des résultats définis dans le programme, à travers une mise en œuvre efficace des projets et activités prévus.
  • Meilleures pratiques : atteinte des plus hauts standards de gestion, en encourageant l’application constante des meilleures pratiques de mise en œuvre.

Objectifs et portée du poste

Résumé des fonctions

  1. Appui à la gestion du portfolio
  2. Mise en place, planification et clôture du programme
  3. Suivi et rapports
  4. Gestion des parties prenantes
  5. Assurance Qualité
  6. Gestion des connaissances et innovation
  7. Gestion des ressources

1. Appui à la gestion du portfolio

  • En collaboration avec l'équipe PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un soutien administratif à l’équipe exécutive de l’UGP sur toutes les activités du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire.
  • Définir et instaurer une méthodologie de gestion de programmes/projets pour la mise en œuvre du programme et de ses composantes.
  • Définir et mettre en œuvre des systèmes appropriés de gestion des documents et de gestion de projet, y compris une contribution technique tout au long du processus d'approvisionnement.
  • Être le chef opérationnel pour le développement de la documentation d'initiation du projet pendant la phase de mobilisation / démarrage du contrat.
  • Promouvoir les bonnes pratiques de gestion de projets et programmes au sein de l’UGP et servir de liaison et de canal de communication entre l’Exécutif et les équipes de mise en œuvre du programme et des projets.
  • Contribuer directement à la supervision des opérations. Fournir des conseils et des directives sur les activités du programme et la gestion des projets en conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme.
  • Assurer le développement, la mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des organigrammes, en assurant des synergies au sein de l’UGP.
  • Assurer la liaison avec les Chefs d’Unité de l’UGP et les appuyer sur toutes les questions liées à la gestion des finances et des actifs du projet.
  • Élaborer et établir les systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en complément aux outils en ligne de l’UGP et de l’UNOPS, afin d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant de l’exécution du projet

2. Mise en place, planification et clôture du programme

  • Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre du programme et des projets, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble.
  • Développer suivre et maintenir les interdépendances entre les projets.
  • Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné par l’organisation auprès du partenaire.

3. Suivi et rapports

  • Préparer et publier des rapports réguliers du programme et des projets, conformément aux lignes directrices du donateur concernant le reportage.
  • Revoir régulièrement l'état d’avancement du projet, en évaluant les critères de performance (étendue du projet, coût, calendrier et qualité).
  • Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que requis par les procédures de l’UGP et du partenaire.
  • Définir et instaurer des procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre
  • Assurer le suivi continu et l'analyse des données de livraison dans le système de tableau de bord de gestion du programme.
  • Dans le cadre du suivi et évaluation, assurer que tous les projets mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet. Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème.
  • Etablir une base de référence du programme et des projets (délais, coûts et étendue), et suivre les performances par rapport à celle-ci.
  • Définir et instaurer un processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats.
  • Fournir à l’Exécutif les rapports de projet et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du programme.

4. Gestion des parties prenantes

  • Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties prenantes aux niveaux du programme et des projets.
  • Faciliter et appuyer la formulation de stratégies de gestion des parties prenantes
  • Coordonner l’élaboration des plans de communication des programmes et des projets.
  • Coordonner l’engagement des parties prenantes et la communication, en assurant une gestion efficace des communications au sein du programme et des projets.
  • Coordonner les communications internes relatives aux programme / projets.
  • Suivre l'efficacité de la communication des programmes / projets.

5. Assurance Qualité

  • Travailler avec les départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit.
  • Diriger les membres de l'équipe de spécialistes dans la fourniture d'apports techniques pour le développement du PMO, à la maintenance et à la gestion.
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres de l'équipe d'infrastructure afin de s'assurer que le suivi, la gestion et la présentation de rapports sur les projets sont exécutés efficacement.
  • Travailler avec le personnel des approvisionnements / achats afin d'assurer une interface efficace avec les systèmes de gestion de la qualité des fournisseurs.
  • Assurer la conformité avec les normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets.
  • Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme et des livrables.
  • Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports, etc.)

6. Gestion des connaissances et innovation

  • Encadrer et favoriser les activités de renforcement des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme et de façon durable.
  • Fournir des formations aux Managers et aux parties prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programmes et projets
  • Interagir activement avec les gestionnaires de projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques
  • Fournir un retour d’expérience aux « Chefs de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
  • Définir et instaurer des procédures permettant de collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises pendant la mise en œuvre du programme et des projets. S’assurer que ces procédures soient bien appliquées.

7. Gestion des ressources

  • Gérer l’allocation des ressources à travers le programme
  • Soutenir le Directeur de projet de l'UNOPS pour le recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel.
  • Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leur besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les compétences du personnel.
  • Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées.
    Résultats

Le Chef adjoint du Bureau du Programme a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en soutenant l'Exécutif dans la mise en œuvre de méthodes et de stratégies de gestion de projet optimale, en assurant la gestion des risques et la réduction des coûts.

Competencies

Compétences principales :

  • Incarner et promouvoir l’intégrité, les valeurs des Nations Unies et les normes éthiques.
  • Faire preuve d´ouverture et de respect à l’égard de tous, indépendamment de leur appartenance culturelle, ethnique ou religieuse, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur âge.
  • Traiter toutes les personnes de manière équitable.

Compétences liées au poste:

  • Capacité à travailler sous pression, à l'occasion dans un environnement stressant (de conflits, par exemple civils, les risques naturels ou en cas de crise humanitaire).
  • Solides compétences interpersonnelles et aptitude à établir et entretenir des partenariats et des relations de travail dans un environnement multiculturel.
  • Capacité à gérer, organiser, planifier et exécuter les tâches, face à des demandes concurrentes, sous pression et dans des délais souvent serrés.
  • Solides compétences analytiques et capacité à gérer une gamme de problèmes de gestion et de coordination.

Education

Etre titulaire d’un diplôme Masters/Maitrise en gestion de projet, école de commerce, ingénieur en travaux publics ou un domaine équivalent (ex : gestion des relations internationales)Une licence / bac +3 avec un supplément de 2 ans d'expérience de travail pertinente peut être accepté en lieu et place des exigences de formation décrites ci-dessus.

Expérience

Un minimum de 07 ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive, en particulier dans le domaine de la gestion de projet avec une expérience réussie de mise en œuvre et / ou de suivi des programmes et des projets.

Expérience dans le développement et la gestion d'un bureau de gestion de programme dans un environnement public / privé est un avantage.

Une connaissance détaillée des méthodes, règlements et outils de gestion de projet, suivi et évaluation, d'achats et de gestion financière internationalement acceptés, est requise.

Connaissance et expérience en administration/ management des procédures opératoires des Institutions Financières Internationales (IFIs) est un avantage.

La connaissance détaillée des outils de gestion de projet de l'UNOPS, des règlements financiers et d'approvisionnement de l’UNOPS, et des outils de gestion financière, est un avantage.Forte expérience dans l'analyse des données, rapports de gestion et des outils et systèmes de gestion de l'information.

Connaissances linguistiques

Une maîtrise parfaite de l’anglais et du français est essentielle

Certifications

Certification PRINCE2® Practitioner ou Project Management Professional (PMP) hautement souhaitable.Les certifications Programme/Project Management Professional (MSP®) ou PMI-PgMP/PMI-PMP seraient un atout.

Contract type, level and duration
Contract type: International Individual Contractor Agreement
Contract level: IICA 3
Contract duration: 1 an renouvelable

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Pour postuler, merci de suivre le lien suivant:
https://gprs.unops.org/pages/viewvacancy/VADetails.aspx?id=11294

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply
  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Niamey | Niamey
  • Grade: Mid/Senior
  • Occupational Groups:
    • Development Cooperation
    • Development Cooperation
    • Development Cooperation
    • Management, Administration and Finance
    • Management, Administration and Finance
  • Closing Date: 2016-11-30

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